Call Agent là các nhân viên chăm sóc khách hàng, làm việc trong một hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại (gọi là call center hay contact center). Công việc chính của call agent là: Trả lời khách hàng bất cứ thông tin gì họ cần, qua điện thoại, qua email, qua fax, qua text chat, hay thậm chí là voice chat, truyền hình di động; Xử lý các sự cố trực tiếp; Điều tra thị trường; Điều hành hệ thống bán hàng qua hotline, hỗ trợ đại lý; Tham gia vào quá trình thiết kế sản phẩm dịch vụ…
Nếu dùng từ tiếng việt “điện thoại viên” để chỉ các Call Agent hiện nay đã không còn chính xác do ảnh hưởng của Internet và việc ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh, do phương thức truyền thông giữa Call Agent và khách hàng không chỉ giới hạn ở điện thoại mà còn có thể qua email, qua fax, qua chat… Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất ở Việt Nam hiện nay vẫn là dùng thoại, đó đó người ta quen gọi các Call Agent là điện thoại viên và công việc chính của các Call Agent vẫn là giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
Trong xu thế kinh doanh hiện tại, khi mà sự khác biệt về công nghệ ngày càng được rút ngắn, sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng giống nhau, thì sức cạnh tranh của doanh nghiệp phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ khách hàng. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp khi muốn phát huy lợi thế của mình, phải cá biệt hoá dịch vụ khách hàng. Mục đích của phương châm này là đem lại cho khách hàng cảm giác đặc biệt, được làm “khách hàng duy nhất”, được trân trọng, qua đó tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Và Call agent là bộ phận không thể thiếu với các công ty lớn trong việc cá biệt hóa dịch vụ khách hàng. Đó là “bộ mặt” của doanh nghiệp, nhất là khi mà xu hướng tiêu dùng của người tiêu dùng đang có những chuyển biến rõ rệt. Họ khai thác sản phẩm qua internet và qua điện thoại thường xuyên hơn bên cạnh lối tiêu dùng truyền thống. Họ tìm hiểu về các sản phẩm và dịch vụ qua internet, nhấc máy để có thêm những thông tin cụ thể hơn rồi quyết định sử dụng hay không sử dụng dịch vụ. Với lý do đó mà các call agent càng cần thiết hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp.
Bất cứ một nước phát triển nào cũng đồng nghĩa với một nền kinh tế phát triển năng động và chuyên nghiệp. Và bất cứ một hãng kinh doanh chuyên nghiệp nào cũng đều cần đến các call agent chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao nghề call agent đang và sẽ trở thành một nghề có độ "nóng" cao ở Việt Nam hiện tại và tương lai.
Nhưng để "nuôi" được một bộ phận với hàng chục, thậm chí hàng ngàn nhân viên thực hiện công việc này là bài toán hóc búa đối với nhiều doanh nghiệp… Lựa chọn giải pháp thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thay vì tự làm theo kiểu “cây nhà lá vườn” đang là xu thế chính…